Valid Blog

Microsoft Teams. Wat is het en hoe helpt het je bedrijfsstrategie te realiseren? 

Microsoft Teams is dé nieuwste chat-based werkomgeving binnen Office 365.

In deze blog leg ik uit waarom je Microsoft Teams wilt gaan gebruiken én hoe Microsoft Teams je als bedrijf helpt bij de realisatie van je bedrijfsstrategie.

De business case:

Een potentiële klant stuurt je een aanvraag voor een offerte die jij graag wilt invullen. Samen met de aanvraag worden er een aantal bijlagen meegestuurd. De mail, inclusief bijlagen, wordt doorgestuurd. Documenten worden lokaal of in een cloud omgeving opgeslagen. Opmerkingen worden in documenten geplaatst en het mail circus gaat beginnen. Binnen een dag of twee zijn alle bij de aanvraag geleverde documenten tig keer opgeslagen op verschillende media en niemand weet nog wat de laatste versie is.De architect in je had zich echt wel willen houden aan de spelregel om elke site te promoveren tot site-collectie. Maar omwille van beheer, budget, gebruikersgemak en meer van dat soort zaken is de architectuur toch wat teruggeschroefd tot een x-aantal functionele site-collecties. Alles werkt perfect. 

Juist, dit is het klassieke voorbeeld van wat samenwerken niet is. Een voorbeeld dat ik nog bijna dagelijks tegen kom.

Het probleem:

Bovenstaand scenario is niet efficiënt en speelt fouten in de hand. Deze manier van werken kost je bedrijf niet alleen geld maar het verlaagt ook nog eens de kwaliteit van je opgeleverde werk.

Goed is niet goed genoeg!

Om dit probleem op te lossen kiezen veel bedrijven voor het inzetten van Office 365. Een heel goed plan. Office 365 integreert een enorm scala tools voor opslag van documenten en informatie en helpt organisaties met samenwerken.

Figuur 1 Bedrijfsstrategie gemodelleerd in ArchiMate

De uitgewerkte strategie beschrijft de huidige problematiek:

• Kwaliteit van offertes is te laag - er worden blijkbaar fouten gemaakt bij het opstellen van een offerte;
• Offerte trajecten duren te lang - het opstellen van een offerte duurt, volgens de directie, blijkbaar te lang.

Beide problemen hebben een negatieve impact op de business drivers:

• Verhogen winstgevendheid;
• Hogere klanttevredenheid.

De gemiddelde klant wordt niet erg blij als hij of zij lang op een offerte moet wachten die ook nog eens niet correct is.

Wat kan de oorzaak zijn? We hebben immers Office 365 en daarmee zouden al deze problemen tot het verleden moeten behoren. We maken netjes project- of teamsites aan in SharePoint Online. E-mailen ons een slag in de ronde met Outlook Online, we chatten er lustig op los met Skype en Yammeren dat het een lieve lust is. De projectleider houdt de planning bij in Planner. Waarom lukt het dan nog steeds niet?

Die set van tools is nu net één van de nadelen. SharePoint, Skype, Outlook, Planner, Power-BI integreren naadloos met elkaar maar het zijn allemaal losse tools.

Microsoft Teams maakt Office 365 nog beter

Microsoft heeft dit probleem onderkent en is al een poos geleden met een oplossing gekomen: Microsoft Teams! 

Wat is Microsoft Teams dan wel?

Microsoft Teams is een app die online (teams.microsoft.com) te benaderen is of te downloaden als applicatie (desktop/ mobile) en zorgt voor een productiviteits-boost voor samenwerken in teams! 

Al die tools die Office 365 biedt kun je in Microsoft Teams gebruiken zonder dat je het merkt.

Wat zijn de activiteiten die je als team uitvoert?

• Overleggen
• Chatten
• Praten
• Samenwerken aan bestanden
• Plannen
• Ideeën vastleggen
• Collega’s betrekken
• ...

En natuurlijk koffie drinken… maar die functionaliteit biedt Microsoft Teams (nog) niet. Wellicht iets voor de Microsoft Teams user voice?

…maar deze functionaliteit zit toch al in Office 365? Correct! Er is eigenlijk niets nieuws onder zon maar in Office 365 is al deze functionaliteit verdeeld. Onderstaande tabel maakt dit duidelijk.

Bovenstaande tabel laat zien dat alle verschillende tools vanuit Microsoft Teams direct te benaderen zijn zonder dat je Teams hoeft te verlaten.

Conclusie

Onze strategie was het verhogen van de winstgevendheid en het realiseren van een hogere klant tevredenheid. Hoe gaat Microsoft Teams dat regelen? 

Het antwoord is na het lezen van deze blog heel simpel: integratie! Alle Office 365 tools zijn geïntegreerd in een enkele tool: Microsoft Teams. 

Doordat medewerkers alle tools en informatie in een enkele applicatie tot hun beschikking hebben:

• Houden ze het overzicht
  • Wat bijdraagt aan een snellere oplevering!
• Is alle informatie voorhanden in duidelijke tabs
  • Wat bijdraagt aan een hogere kwaliteit!
• Werken ze sneller en efficiënter
  • Wat bijdraagt aan een snellere oplevering!
• Ze werken mét de beschikbare tools in plaats van dat de tools tegen werken
  • Wat bijdraagt aan een snellere oplevering en een hogere kwaliteit!
• Werken ze prettiger
  • Wat bijdraagt aan een snellere oplevering en een hogere kwaliteit! 

Zeg nu zelf: welk bedrijf wil er nu niet besparen op kosten en tegelijkertijd de kwaliteit verhogen?

Mijn advies is: Ga aan de slag met Microsoft Teams. In het begin wellicht wat onwennig, net als elke verandering maar ik garandeer je dat je versteld staat van de effectiviteit en het gemak!

Wil je eens van gedachten wisselen over hoe back-up ook in een Office 365 omgeving prima te regelen zijn? Laat het me weten, ik help graag. Of lees m'n vorige blog, over Back-up strategie in Office 365.