Helaas wordt er nog te vaak gedacht dat User Adoption geen aandacht meer nodig heeft als Office 365 eenmaal in gebruik is genomen. Maar dat is een misvatting.
Office 365 is een extreem dynamisch product. Microsoft voert iedere week wijzigen door en voegt nieuwe functionaliteiten toe. Dit verschilt van kleine wijzigingen in bestaande applicaties tot de uitrol van compleet nieuwe applicaties.
Wanneer je hier als bedrijf geen rekening mee houdt, levert het medewerkers op die op z'n zachts gezegd niet blij zijn - "Waar is toch dat ene knopje gebleven? Waarom zie ik hier twee nieuwe functies?". Ook loop je een hoop nieuwe mogelijkheden mis. Je Office 365 licentie wordt namelijk niet goedkoper wanneer je nieuwe mogelijkheden niet ten volle benut.
De opbrengsten van verhoogde O365 User Adoption vallen voor een deel onder "soft benefits" die niet altijd gemakkelijk in geld zijn uit te drukken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een hogere medewerker tevredenheid door:
- minder reistijd - mogelijkheid om online te vergaderen
- verbeterde werk-privé balans - "any time, any place, anywhere"
- snellere communicatie en beslissingen - delen van informatie en samenwerken aan documenten
Een continu proces!
De drie adoptie-fasen – Envision - Onboard - Drive Value – moeten dan ook worden gezien als een cyclische beweging in plaats van een eenmalige actie.
Als je in de Drive Value fase zit en wilt itereren, dan zul je weer bij de Envision fase moeten beginnen.
Afhankelijk van de grootte en impact van de iteratie zal dit meer of minder resources vergen.
Voor een kleine wijziging (bijvoorbeeld een nieuwe view in OneDrive) volstaat wellicht een aanpassing aan een bestaande handleiding, terwijl de uitrol van een nieuwe applicatie in Office 365 (bijvoorbeeld Microsoft Teams) naast communicatie ook vraagt om training van eindgebruikers.
Change Management
Omdat Office 365 regelmatig aangepast wordt, is het slim om goed na te denken over Change Management en bijbehorende governance rondom de User Adoption cyclus.
Succesvol Change Management gaat vooral over het managen van verwachtingen - en dat betekent dat een organisatie op de hoogte moet blijven van wat Microsoft van plan is.
Hoe doe je dit?
-
Hiervoor zal een Change Management proces ingericht moeten worden waarbij een Product Owner enerzijds wordt gevoed door de wensen van de medewerkers en anderzijds geïnformeerd moet zijn over de Office 365 Roadmap van Microsoft.
-
De wijzigingen die Microsoft aankondigt worden automatisch doorgevoerd bij iedereen met een O365 licentie, maar een organisatie kan op applicatie niveau vaak wel zelf bepalen of ze deze wel/niet beschikbaar willen stellen aan hun medewerkers.
-
Als eindgebruikers volledig op de hoogte zijn van wijzigingen in de software die ze dagelijks gebruiken, kunnen de wijzigingen gemakkelijker worden geadopteerd, vooral als de impact van deze wijzigingen van tevoren is geëvalueerd.
Kortom, de User Adoption cirkel is pas rond in combinatie met een goed Change management proces!
Wil je meer weten over onze aanpak of advies over User Adoption en Change management neem dan contact met ons op. Of lees mijn eerste blog over dit onderwerp!
