Stel jezelf eens de vraag: hoeveel tijd je zou kunnen besparen als je repetitieve taken niet meer zelf hoeft te doen? Dat zijn vaak de handelingen die bij elkaar opgeteld tijdrovend zijn, zonder echte uitdaging en waar niemand op zit te wachten. Wat als je deze tijdrovende, repetitieve taken kunt automatiseren?
Wat is Power Automate?
Dat is het idee achter Microsoft Power Automate. Het is een toolkit, die vergelijkbaar is met IFTTT (‘if-this-then-that’) en maakt een onderdeel uit van het Power Platform. Het maakt gebruik van low-code/no-code technologie, zodat ook onervaren ontwikkelaars een automatische workflow kunnen creëren. Het klinkt alsof iedereen mee uit de voeten kan, maar is dat ook? Die vraag beantwoord ik in deze blog.
AI Builder:
Power Automate is niet nieuw en bouwt verder op zijn voorloper Microsoft Flow. Wel nieuw is de capability om een pdf document – laten we een factuur als voorbeeld nemen – van top tot teen uit te lezen ongeacht het aantal factuurregels. Het enige wat jij hoeft te doen is; “train your dragon” ofwel het model trainen met vijf facturen van dezelfde klant. AI Builder begrijpt wat hij moet doen voor elke volgende factuur van dezelfde klant. In de proces flow, die daarna volgt, kun je instellen dat alle factuurdata naar Excel geëxporteerd worden. Of, wellicht nog makkelijker, direct naar het ERP systeem geïmporteerd.
Tijdens een pilot voor een potentiële klant bleek deze AI capability (momenteel nog in preview) heel goed te werken. In ieder geval om de data naar Excel te exporteren. Voor het trainen van het model had ik vijf bestelorders van dezelfde leverancier tot m’n beschikking. Daarna was het klik-klak, aanwijzen waar elk stukje informatie staat in de orders om het model te trainen en voilà! Vervolgens voegde ik een zesde bestelorder toe aan het model en die werd automatisch en zonder fouten uitgelezen.
Is het allemaal rozengeur en maneschijn?
Ik kan nog niet stellen dat het systeem foutloos werkt. Daarvoor was mijn testset niet groot en divers genoeg. Zeker in het begin is het nodig om te controleren of alle data correct is uitgelezen maar zelfs met de controle levert het een aanzienlijke tijdsbesparing op. Mijn collega Tara automatiseert het factuurproces op dezelfde manier voor onze Finance afdeling en de voorlopige resultaten zijn veelbelovend. Het heeft in ieder geval bij Finance een aantal blije gezichten opgeleverd. De tijd, die nodig is om de geëxporteerde data te controleren, is maar een fractie van de tijd die nodig is om dezelfde data handmatig in te voeren.
Wat is de volwassenheid van de AI?
Kun je dan alles met Power Automate automatiseren? Nee, maar wel veel. Een beginnende ontwikkelaar zal relatief snel wennen aan de tool omdat het visueel is en intuïtief werkt. Wel is het de vraag of de tool die geautomatiseerde taken overneemt (ook wel verbindingen genoemd) zoals Outlook, Azure, SAP, Amazon en Youtube opgenomen is in de lijst van Power Automate. Op dit moment zijn er rond 500 verbindingen inclusief de genoemde verbindingen. Dit aantal blijft groeien. Kan jouw repetitieve taak geautomatiseerd worden met Power Automate? Met een Microsoft 365 E3 subscription zit Power Automate er gratis bij. Als losse subscription is Power Automate ook beschikbaar en anders kun je het gratis uitproberen met een Power BI Pro free trial licentie.
Wil je meer weten over Power Automate? Laat het weten in de comments of neem contact op via valid.nl, ik help je graag.