Office 365 geeft een andere dimensie aan hoe wij binnen organisaties met elkaar communiceren. Het wordt makkelijker om met collega’s in contact te staan; online, altijd en overal via een veilige verbinding. Iets waar we steeds meer behoefte aan hebben om ons werk leuker, zinvoller en productiever te maken.
Vind de juiste Office 365 applicatie voor elk type communicatie
Maar hoe zorg je ervoor dat je Office 365 optimaal gebruikt voor jouw type communicatie? Zeker gezien de diversiteit aan applicaties die Office 365 aanbiedt om met elkaar te communiceren. Denk hierbij aan Teams, Yammer, Outlook, Skype for Business en SharePoint.
Om je op weg te helpen de juiste applicatie te kiezen, heb ik een Office 365 wegwijzer ontwikkeld. Deze wegwijzer geeft je inzicht in welke Office 365 applicatie het meest geschikt is voor welk type communicatie. Door stil te staan bij de volgende vragen:
- Wat is het doel van mijn communicatie;
- Met wat voor een toon wil ik communiceren;
- Welk publiek wil ik aanspreken;
- Wil ik een reactie ontvangen, en zo ja hoe snel wil ik deze reactie ontvangen;
- Wil ik dat mijn communicatie beschikbaar blijft;
- Hoe zichtbaar mag mijn communicatie zijn;
Raak je de weg een beetje kwijt? Ik help je graag! Klik op onderstaande "wegwijzer" voor de specifieke onderdelen.
Office 365 Wegwijzer
Doel
Iedere communicatieboodschap heeft een doel. Wil je samen aan iets werken, met elkaar van gedachten wisselen, of is de communicatie puur ter kennisgeving. Probeer deze vraag voor jezelf te beantwoorden. Er zijn namelijk diverse applicaties waar de dialoog hoog in het vaandel staat. Andere applicaties zijn weer meer geschikt voor informatieve eenzijdige communicatie.
 Teams |
 Yammer |
 Outlook |
 Skype |
 SharePoint |
| Samenwerken | Ad hoc berichtgeving | Officiële communicatie | Quick Chat & Call |
Ter info & kennisdeling |
Toon
Denk goed na over de toon die je aan de communicatieboodschap wilt meegeven. Is het een officieel bericht. Of is het een bericht dat je ook met collega’s kunt bespreken tijdens een vrijdagmiddagborrel. De ene applicatie heeft een wat formeler statischer karakter, terwijl de andere applicatie meer gericht is op vrijblijvende informele communicatie.
Teams |
Yammer |
Outlook |
Skype |
SharePoint |
| Informeel | (In)Formeel | Formeel | (In)Formeel | Formeel |
|
Persoonlijk en gericht op de conversatie |
Zowel geschikt voor vrijblijvende communicatie als voor officiële bedrijfs-aankondigingen |
Geschikt voor officiële communicatie zoals het vastleggen van formele afspraken |
Hangt ervan af of je snel iets wilt bespreken of dat je iets algemeen wilt presenteren. Het kan voor beiden gebruikt worden |
Geschikt voor formele communicatie bijvoorbeeld nieuws, naslagwerk, richtlijnen en instructies |
Publiek
Richt je de communicatie aan een individu of aan een groep. En hoe is jouw relatie tot dat individu of die groep. Sommige applicaties zijn meer geschikt voor één op één communicatie terwijl je met andere applicaties makkelijker direct in één keer een grotere groep kunt bereiken.
Teams |
Yammer |
Outlook |
Skype |
SharePoint |
| Kleinschalig | Grootschalig | Variërend | Variërend | Middelgroot tot grootschalig |
| Meest geschikt voor hechte samenwerkingsverbanden van < 25 personen | Geschikt voor organisatie-brede communicatie | Zowel geschikt voor individuen als voor groepen van elke omvang | Chatfunctie is geschikt voor één op één communicatie, call functie wordt ook gebruikt om met grotere groepen te communiceren | Geschikt voor specifieke groepen als ook voor organisatie breed publiek. Niet geschikt voor individuen |
Reactiesnelheid
Wil jij een reactie ontvangen op jouw communicatie. En zo ja, hoe snel heb jij deze reactie nodig om verder te kunnen. Er zijn applicaties die bedoeld zijn voor actieve, instant communicatie. Terwijl andere applicaties zich juist meer richten op het reactief beschikbaar stellen van informatie.
Teams |
Yammer |
Outlook |
Skype |
SharePoint |
| Snel | Varïerend | Langzaam | Snel | Langzaam |
| Geschikt voor instant/directe communicatie | Reacties vinden ad hoc plaats, de reactiesnelheid is niet te voorspellen | Afhankelijk van de inhoud van de communicatie kan de tijd tussen verzending en response lang zijn | Geschikt voor instant/directe communicatie | Communicatie wordt pas gelezen als hier actief naar wordt gezocht. Niet geschikt voor communicatie waar een snelle reactie gewenst is |
Beschikbaarheid
Wat is de houdbaarheidsdatum van de communicatie. Is het communicatie die alleen belangrijk is op het specifieke moment van communiceren. Of wil je dat het ook in de toekomst geraadpleegd kan worden.
Teams |
Yammer |
Outlook |
Skype |
SharePoint |
| Hoog | Hoog | Laag | Laag | Hoog |
| Communicatie is te allen tijde beschikbaar voor iedereen die lid is van het team. Ook als de verzender van de communicatie geen lid meer is van het team | Communicatie is te allen tijde beschikbaar voor iedereen in de organisatie. Ook als de verzender van de communicatie niet meer bij de organisatie werkzaam is | Communicatie is alleen beschikbaar voor zender en ontvanger(s), en gaat verloren als het account van de kennisdrager gedeactiveerd wordt | Communicatie is alleen beschikbaar voor zender en ontvanger(s), en gaat verloren als het gebruikersaccount gedeactiveerd wordt | Communicatie is te allen tijde beschikbaar voor leden van de site. Ook als de verzender van de communicatie niet meer bij de organisatie werkzaam is |
Zichtbaarheid
Hoe zichtbaar wil je dat jouw communicatie voor anderen is. Stel jezelf hierbij de vraag hoe je het zou vinden als de communicatie gelezen wordt door collega’s waarvoor het in eerste instantie niet bedoeld is. Zou je dat als niet prettig ervaren, kies dan voor een applicatie die waarborgt dat de inhoud veilig en alleen bij de geselecteerde geadresseerden terecht komt.
Teams |
Yammer |
Outlook |
Skype |
SharePoint |
| Gemiddeld tot hoog | Hoog | Laag | Laag | Gemiddeld |
| Je hebt een keuze om communicatie in een openbaar of privé team te plaatsen. Lidmaatschap is dynamisch | Communicatie wordt met de hele organisatie gedeeld en is voor iedereen zichtbaar en vindbaar, mits de groepen goed onderhouden zijn en de informatie juist gelabeld is | Communicatie is alleen zichtbaar voor de personen die jij aanschrijft. Communicatie kan versleuteld worden zodat verdere verspreiding voorkomen wordt | Alleen de zender en de ontvanger(s) kunnen de informatie zien. Documenten die gedeeld worden, worden opgeslagen als kopie op de lokale harde schijf | Je kunt aan sites specifieke rechten toekennen en om zo aan te geven wie wel/geen toegang heeft tot de communicatie |
Meer weten? Laat het me weten in de comments of neem contact op. Ik ga graag in gesprek met jou over de mogelijkheden van Office 365.
