Valid Blog

Het gebrek aan een fundament

Bij trends als Big Data, Data Governance, Artificial Intelligence (AI), Data Science, IoT en Self Service Analytics staat voorop dat organisaties betere strategische, tactische en operationele beslissingen willen nemen op basis van hun data. Echter ontbreekt het fundament in veel organisaties, wat leidt tot langdurige projecten en hoge kosten om de organisatie datagedreven te laten werken.

Een consistente datamanagement aanpak is nodig, op alle organisatieniveaus, voor elke datagedreven organisatie. Het worden en blijven van een datagedreven organisatie slaagt alleen wanneer je dit stap voor stap opbouwt. Maar waarom wil of moet mijn organisatie datagedreven zijn? Wat betekent het om een datagedreven organisatie te zijn? Hoe kan mijn organisatie een datagedreven organisatie worden en blijven? Deze blog geeft antwoord op die vragen en biedt een gratis vrijblijvende scan over de volwassenheid van jouw datakwaliteit.

Waarom wil of moet mijn organisatie datagedreven zijn?

Kostenbesparing, operational excellence nastreven, compliant zijn, nieuwe klanten bereiken en op nieuwe manieren benaderen zijn allemaal redenen waarom een organisatie datagedreven wil of soms moet zijn. Een datagedreven organisatie gebruikt data als een voornaam middel om besluiten te nemen die overeenstemmen met de richting die de organisatie op wil. Zonder juiste en begrijpelijke data zijn organisatiedoelen onmogelijk na te streven en te meten.

Uit ons Nationale Benchmark Data-innovatie 2020 rapport blijkt dat slechts 40% van productiegerichte organisaties op dit moment beschikt over voldoende databronnen. Zo geeft 87% aan dat het de integratie van applicaties en datasystemen onvoldoende op orde heeft. Met als resultaat dat op dit moment maar 26% over de juiste data voor predictive analytics kan beschikken. Ofschoon 70% van de operationele processen inmiddels digitaal wordt ondersteund, geldt dat slechts voor 36% van de besluitvormende processen. Daarnaast heeft circa de helft van de bedrijven de supply chain digitaal geïntegreerd met die van ketenpartners. Voor andere vormen van digitale samenwerking liggen de percentages veel lager. Bijna een derde van de bedrijven heeft nog helemaal geen koppelingen met partners. En we zien deze verschijnselen in alle markten en branches terugkomen.

Een datagedreven organisatie worden gebeurt niet vanzelf. Een bekende valkuil, en oorzaak voor het uitblijven van succes, is dat projecten voornamelijk vanuit technologische mogelijkheden en/of databeschikbaarheid worden geïnitieerd en er daarbij niet gekeken wordt naar de impact die dit heeft op andere vlakken binnen de organisatie.
Een tweede valkuil is het focussen op de laatste trends en technieken terwijl het fundament voor het zijn van een datagedreven organisatie ontbreekt of beperkt is. We willen allemaal meeliften op de mogelijkheden die de technologie ons biedt, maar tegelijkertijd is de organisatie niet of nauwelijks klaar om data daadwerkelijk efficiënt en effectief te gebruiken en de kwaliteit van de data te begrijpen laat staan te garanderen. Mensen, processen en systemen blijven in de meeste organisaties vastgeroest in klassieke structuren en de digitalisering van die structuren. Het fundament ontbreekt zowel op organisatorisch als op menselijk vlak en het IT-landschap kenmerkt zich door complexe datacommunicatiestructuren waarbij onderhoud veel tijd en geld kost.

Organisaties willen dus wel profiteren van de mogelijkheden van reporting, predictive analytics, AI en data science. Om dat te kunnen doen is een solide fundament nodig. Een juiste organisatiebrede datamanagement aanpak zorgt voor dit fundament.

Wat moet mijn organisatie doen om datagedreven te worden en te blijven?

Om gebruik te maken van de technologische mogelijkheden zoals Reporting, Analytics en AI is de eerste stap het meten waar de organisatie op dit moment staat. In de datawaarde piramide (zie Figuur 1) is te zien wat op het gebied van data en datamanagement nodig is, afhankelijk van het volwassenheidsniveau van de organisatie. Om een bepaald volwassenheidsniveau te bereiken, zijn de onderliggende niveaus het fundament om dat niveau te bereiken.

Figuur 1 De datawaarde piramide

Als basale zaken op het niveau van Data & Information en Data & Information management niet op orde zijn, neem als voorbeeld de datakwaliteit, dan kost het de organisatie veel tijd, geld en energie om activiteiten hoger in de piramide uit te kunnen voeren. Dit zorgt voor hogere kosten en langdurige projecten en een instabiele data-architectuur. Het feit dat er binnen jouw organisatie aandacht wordt besteed aan Reporting wil niet automatisch zeggen dat je dan ook de bijbehorende volwassenheid hebt bereikt.

Om te kunnen bouwen, heb je een fundament nodig

Ook al zijn de afgelopen decennia miljarden gespendeerd aan technologische initiatieven zijn er maar weinig organisaties die het voor elkaar hebben gekregen om alle uitdagingen omtrent data aan te pakken. Het IT-landschap bestaat uit legacy systemen, waardoor data-uitwisseling complex en tijdrovend is en er veel werknemers nodig zijn om de infrastructuur draaiende te houden, laat staan uit te breiden. Het huidige IT-landschap is immers gebouwd op basis van een niet-datagedreven organisatie en beschikt vaak niet over de capaciteit en flexibiliteit om een datagedreven organisatie te ondersteunen.

De data is vaak gefragmenteerd in diverse organisatorische silo’s waardoor er bij reporting of analytics activiteiten significante problemen ontstaan bij het integreren van de data over de silo’s heen en datakwaliteit beperkt is. Zonder een gecentraliseerde data-infrastructuur en een organisatiebrede datamanagementstrategie en aanpak is het praktisch onmogelijk om relevante data te analyseren en te combineren tot voor de organisatie zinvolle inzichten en aanbevelingen.

Een fundament is nodig om verder te kunnen te bouwen. Een fundament waarbij:

1. Analyse van data van interne en externe bronnen mogelijk is op de schaal waarop de organisatie opereert;
2. Deze data ook (near) real time kan worden ondervraagd;
3. Deze data voldoet aan alle wet- en regelgeving, is dus veilig beheerd en kan beschikbaar gesteld worden aan de juiste gebruikers;
4. Er een gestandaardiseerd proces met bijbehorende tools is om data en datamodellen te bouwen, te gebruiken en te monitoren, zodat dit een repeteerbaar proces wordt

Het organisatiebreed beheren van data noemen we datamanagement. Datamanagement is volgens de Data Management Body of Knowledge (DM-BOK) het ontwikkelen, uitvoeren en toezicht houden op plannen, beleid, programma’s en procedures waarmee data gedurende de gehele levenscyclus wordt geleverd, beheerd en beschermd. Datamanagement wordt uitgerold middels een datamanagementprogramma dat overkoepelend is aan de diverse datamanagementprojecten en -activiteiten.

Hoe kan mijn organisatie een datagedreven organisatie worden en blijven?

Datagedreven worden vergt dus een holistische aanpak. Dit vraagt om de juiste mensen, cultuur, rollen en verantwoordelijkheden, activiteiten, technieken en tools en een stap voor stap aanpak om waarde uit data te halen. Om een datagedreven organisatie te worden en te blijven, biedt het meest gebruikte datamanagement framework DM-BOK2 een zeer geschikt kader.

Het datamanagement framework DM-BOK2
Momenteel is versie 2 de actuele versie van dit framework. De DM-BOK beschrijft uit welke kennisgebieden datamanagement bestaat en per kennisgebied:

1. Wat de definitie is van het kennisgebied;
2. Wat de business driver, doelen, principes en de essentiële concepten zijn;
3. Wat de activiteiten en de input en output van deze activiteiten om de doelen te behalen zijn, waarbij de activiteiten worden onderverdeeld in 4 categorieën (Planning, Development, Control en Operational);
4. Welke leveranciers, deelnemers en gebruikers er zijn voor dit kennisgebied;
5. Welke tools (soorten software) gebruikt kunnen worden om de activiteiten te ondersteunen;
6. Welke technieken gebruikt kunnen worden om de activiteiten uit te voeren;
7. Welke metrieken er zijn om het resultaat te meten.

Alle kennisgebieden rondom het beheren van data zijn weergegeven in het DAMA Wheel (zie Figuur 2) met daarin een centrale plek voor data governance. Data governance is de uitoefening van gezag, controle en gedeelde besluitvorming (planning, monitoring en handhaving) over het beheer van data binnen en rondom de organisatie.

Figuur 2: Het Dama Wheel

Het Datamanagement function framework geeft een overzicht van diverse kennisgebieden en welke overige aspecten van datamanagement nodig zijn voor een holistische datamanagementaanpak.

Figuur 3 DAMA Data management function framework

Het volwassenheidsniveau van de organisatie bepaalt ook welke activiteiten zinvol kunnen worden ingezet en wat de kaders zijn voor een effectieve roadmap voor de organisatie om meer waarde te halen uit data. Fundamentele activiteiten zoals Data Risk Management, Metadatamanagement en Datakwaliteit management overspannen de hele levenscyclus van data. Deze zorgen ervoor dat een datagedreven aanpak beter kan worden geïmplementeerd en maken het gebruik van data eenvoudiger en goedkoper op alle organisatieniveaus. Toezichthoudende activiteiten zorgen voor de organisatiebrede verankering.

De key succes factoren voor het succesvol uitrollen van een organisatiebrede datamanagementprogramma zijn:

1. Data governance is een change programma;
2. De business is eigenaar, IT is ondersteunend;
3. Pak een domein organisatiebreed aan. Dit zorgt er ook voor dat je iteratief verder kunt bouwen. Organisatieperspectief is namelijk noodzakelijk bij:
   a. Wat de data betekent
   b. Hoe de volledige data lifecycle in de organisatie verloopt
   c. Welke personen nodig zijn
   d. Wat prioriteit heeft
   e. Welke tools en architectuur nodig zijn
4. Begin met het fundament (de onderste 2 lagen van de data value piramide) en groei iteratief verder;
5. Meet succes;
6. Communicatie, executive support, awareness en training zijn sleutels voor succes.

Valid biedt organisaties verschillende producten en diensten om jouw organisatie te ondersteunen op het pad om een datagedreven organisatie te worden en te blijven. Onze consultants en projectmanagers staan klaar om jouw organisatie hierin te begeleiden. Onze managed services afdeling brengt je data naar de cloud voor een organisatiebrede beschikbaarheid. Wij zijn continue bezig met de ontwikkeling van nieuwe producten om jouw organisatie te ondersteunen op weg naar een datagedreven organisatie.

Je kunt nu gratis deelnemen aan onze datakwaliteitsscan via onderstaande knop: 

Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat en wat een stapsgewijze aanpak voor jou kan betekenen of heb je vragen en wil je weten hoe wij jouw organisatie van dienst kunnen zijn? Laat het weten in de comments!

Stay ahead, become data driven!