Valid helpt Mosa Tegels te innoveren met cloud

Alles gaat naar de cloud, maar cloud alleen heeft zijn beperkingen. Een combinatie van web en on-premises blijkt ook in kantoorautomatisering de beste weg. Valid heeft Mosa geholpen de legacy kantoorautomatisering te vernieuwen op basis van Office 365. Dat was nodig om de wereldwijde groeiambities van Mosa te kunnen ondersteunen. De Office 365 E1 licentie voor online only bleek echter iets te beperkt.

Koninklijke Mosa, al vanaf 1883 bekend van vloer- en wandtegels, is een productiebedrijf dat de ICT-voorzieningen in hoog tempo innoveert. Cloud computing staat centraal. Op het ERP systeem na zijn alle business applicaties nu in de cloud.

Voor kantoorautomatisering gebruikte Mosa Office. Op de kantoren in binnen- en buitenland werkt dat prima, maar voor de medewerkers op andere locaties, met name voor medewerkers in de buitendienst, leverde dat problemen op. Met behulp van Citrix kregen remote medewerkers toegang tot de bedrijfssystemen en de kantoortoepassingen. Bij matige of slechte communicatieverbindingen was dat niet echt werkbaar. De handelingssnelheid van mensen in sales en support was daardoor vaak onder de maat.

De cloud-toepassing Office 365 van Microsoft heeft alles in zich om aan de diverse behoeften en vraagstellingen te voorzien, mits de implementatie goed gebeurt. Het invoeren van Office 365 is veel minder een technisch vraagstuk - alle techniek komt immers uit de Microsoft cloud en blijft onzichtbaar voor de gebruiker - dan een bedrijfsmatige uitdaging: hoe krijg je de organisatie mee in een nieuwe manier van werken? En hoe zorg je ervoor dat de mensen de nieuwe mogelijkheden ook echt gebruiken? Mosa heeft de organisatorische implementatie zelf gedaan en voor de technische implementatie Valid ingeschakeld.

Cloud First

De keuze voor Office 365 paste naadloos in de al eerder door Mosa uitgezette Cloud First ICT-strategie. De inzet van cloud leidt tot vereenvoudiging van de IT afdeling. IT wordt steeds complexer, er is steeds meer kennis nodig. Dat kun je als bedrijf beter uitbesteden aan de cloud- en SaaS-leveranciers.

Wij hebben vooraf de belangrijkste stakeholders van Mosa meegenomen naar het Microsoft-kantoor voor een Customer Immersion Experience sessie. Microsoft fungeerde als ‘preseller’ door een omgeving te faciliteren waarin de klant diepgaand kennis kan maken met de kenmerken en mogelijkheden van de nieuwe omgeving. Sinds enige tijd hebben wij zelf gecertificeerde Microsoft Customer Experience Managers in eigen huis.

Lessons learned

Mosa en wij hebben ervoor gezorgd dat het management het goede voorbeeld geeft. Dat heeft gewerkt. Mensen volgen. We zien dat ze Skype zijn gaan gebruiken om samen aan proposities te werken, dat kenden ze niet. En dat ze documenten delen in plaats van rondmailen. Mosa heeft het veranderingsmanagement zorgvuldig aangepakt. Iedereen heeft honderden redenen om iets nieuws niet te doen. Dat is zoveel mogelijk ondervangen door vooral de nieuwe mogelijkheden te laten zien, en niet te blijven hangen in het verleden. Je moet in de loop van het traject steeds meer en steeds meer op maat gaan communiceren. Blijven uitleggen waarom dit nodig is en laten zien wat het voor het dagelijkse werk van de medewerker betekent.

Vooral de omgang met data is een belangrijk aandachtspunt. Mensen zijn gewend hun data op een bepaalde manier en op een vaste plaats op te slaan. En dat wordt anders in de cloud. Je moet voorkomen dat mensen op de oude manier blijven werken. Sommige afdelingen van Mosa, zoals marketing, zijn radicaal met een schone lei begonnen, andere zoals Finance moeten bij hun historische data kunnen en deze ook toegankelijk maken voor collega’s.

Het migreren van bestanden is een zaak die vanuit de business gedaan moet worden. Het opzetten en toekennen van metadata, het vereenvoudigen van ingewikkelde directory-structuren (bij Mosa 14 niveau’s diep), het opzetten van een goed zoeksysteem: dat alles kan alleen met kennis van de business. Om de medewerkers met zachte hand naar de nieuwe omgeving te dirigeren, heeft het team de bestaande bestanden op het netwerk op read-only gezet. Als mensen deze bestanden willen hergebruiken, zullen zij ze moeten kopiëren naar de nieuwe omgeving en metadata moeten toekennen. Na drie maanden worden de bestanden ‘onzichtbaar’ gemaakt om de gebruikers te dwingen tijdig hun bestanden over te zetten. Valid heeft geholpen door de koppelingen te maken tussen de nieuwe mail-omgeving met de bestanden die deels in OneDrive staan en deels zijn overgezet. Ook heeft Valid koppelingen met de andere oplossingen gemaakt, zoals Salesforce. Verder heeft Valid in de cloud Identity & Authentication Management (IAM) opgezet.

Natuurlijk hebben we onze eigen tools en scripts ingezet die de technische implementatie versnellen. Bijvoorbeeld voor wat je allemaal moet doen als je de mailbox van een persoon met alle functionaliteit en data gaat migreren. Ook hebben onze specialisten geholpen bij het geven van voorlichting en training van gebruikers. Daar hebben we immers veel ervaring in. De week voordat een afdeling overging naar de nieuwe situatie verzorgde Valid op donderdag en vrijdag de finale training. Op de maandag daarna hielpen specialisten van Valid door middel van floorwalking mensen op weg.

“Valid krijgt een tien. Ze hebben duidelijk vaker met dit bijltje gehakt.” Patrick Wenmeckers, IT Manager bij Mosa.

Hobbels

Het project goed verlopen maar Mosa heeft wel een aantal hobbels moeten nemen. De webversie E1 van Office 365 blijkt af te wijken van andere Office-versies. Zo is de functionaliteit minder uitgebreid waardoor bepaalde zaken in de webversie eenvoudigweg niet mogelijk waren. Mosa’s financiële administratie bijvoorbeeld werkt veel met draaitabellen. Die worden beperkt ondersteund door de webversie van Office 365. Ook werken macro’s niet altijd. Planningen worden gemaakt met MS Access. Dat is niet in de webvariant beschikbaar. Mosa zag zich genoodzaakt voor een aantal medewerkers de meer uitgebreide client Office-licenties af te nemen om dit probleem op te vangen.

Ook heeft Mosa gemerkt dat de belangstelling voor nieuwe IT beperkt is. En je kunt niet zomaar aannemen dat mensen vanzelf begrijpen hoe het allemaal werkt.

Aan het begin van de zomer van 2018 is 80 procent van het medewerkersbestand overgezet op Office 365. De rest volgt in de maanden daarop. Het gaat dan met name om productiemedewerkers die sowieso minder gebruik hoeven te maken van kantoorautomatisering. Voor zover zinvol hebben medewerkers laptops en tablets gekregen waardoor ze plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Citrix is losgelaten.

Cijfers

• 640 medewerkers
• Actief in 30 landen
• 4 miljoenen bestanden overgezet
• 350 persoonlijke en 600 functionele mailboxen geconsolideerd
• Meer dan 5 domeinen geconsolideerd tot mosa.com

Winst

De overstap op Office 365 was niet ingegeven door de wens kosten te besparen. De operationele ICT-kosten zijn gelijk gebleven. De winst zit vooral in de sterk verbeterde handelingssnelheid, eenvoudiger ICT en effectiviteit. Medewerkers in de VS hoeven niet meer ‘s avonds IT Support te bellen dat Citrix niet werkt of dat ze vanuit huis niet kunnen printen. Voorheen konden ze offline zelfs geen mailtje beantwoorden. Dat is volledig verdwenen. Offertes gaan sneller de deur uit of worden ter plekke bij de klant opgesteld. Communicatie met de backoffice gaat per Skype wat de samenwerking vergemakkelijkt. Mosa ziet de business versnellen en toenemen. Precies wat het wilde bereiken.

Resultaten

• Vereenvoudiging IT
• Aanzienlijk minder supportvragen
• Vergrote innovatiekracht bij gelijkblijvende OPEX
• Versnelling sales proces
• Meer offertes per medewerker
• Probleemloos plaats- en tijdonafhankelijk werken
• Versterking bedrijfscultuur

Koninklijke Mosa. In meer dan dertig landen

Mosa staat voor het allerbeste uit Nederlands design. Vandaag de dag ontwerpt, ontwikkelt en produceert Mosa zijn tegels nog altijd in Maastricht, de stad waar het bedrijf in 1883 werd opgericht. Mosa-tegels worden lokaal geproduceerd, maar wereldwijd toegepast. Mosa vertegenwoordigt Nederlands design in meer dan dertig landen verspreid over vier continenten.