De moderne werkplek, in drie stappen.
Vraag een consultant naar wat hij of zij denkt bij het begrip moderne werkplek en de kans is groot dat men zal beginnen over mobiel werken, veilig werken, meer doen in minder tijd, kostenefficiëntie…
En natuurlijk: moderne devices, moeiteloos verder tikken aan een Word-document via je smartphone, Virtual- en Augmented Reality met de HoloLens of digitaal vergaderen met de Surface Hub.
Ik ben er stellig van overtuigd dat nieuwe technologie bedrijven helpt om voorop te lopen in hun markt. De moderne werkplek is daar een schoolvoorbeeld van, al is het inrichten van zo'n werkplek vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Gelijke monnikken, gelijke kappen. Of toch voor ieder wat wils?
Laten we uitgaan van een willekeurig productiebedrijf in Nederland. Producent van verpakkingsmaterialen, zo’n 2000 man sterk, een forse fabriek, een hoofdkantoor en nog een aantal vestigingen verspreid door het land.
Je kunt je voorstellen dat de productieleider die de fabrieksvloer runt, iets anders bedoelt met een 'moderne werkplek' dan de HR-collega die een vast plekje heeft op het hoofdkantoor. De snelle verkoper, die meer ziet van de A2 dan van een bureau, verlangt iets heel anders dan de onderhoudsmonteur die ervoor zorgt dat de machines blijven draaien.
De één raadpleegt invoerinstructies voor het verwerken van verpakkingsmateriaal, de ander bouwt de meest geavanceerde Excelmodellen om rapportages te produceren. Weer een ander is veel mobieler en wil overal “gewoon aan de slag kunnen”.
Die 'moderne werkplek' waar we het steeds over hebben neemt dus, afhankelijk van met wie je praat, verschillende vormen aan. Dat geldt voor een productiebedrijf, maar dat onderscheid kom je natuurlijk ook tegen bij een verzekeringsmaatschappij of een accountantskantoor met honderden adviseurs.
De moderne werkplek – drie keer nadenken
Als ik met mijn collega’s een 'moderne werkplek' ga ontwerpen houden wij rekening met drie niveaus, die samen de moderne werkplek vormen: het bedrijf, de applicaties en de onderliggende techniek.
Het bedrijf
Op bedrijfsniveau worden klanten bediend, gefactureerd, de productie wordt aangestuurd. Kortom, de bedrijfsvoering vindt hier plaats en het is van groot belang dat men op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.
Het modelleren van deze laag is knap lastig. De hele dag door moet de juiste configuratie en informatie op tijd geleverd en geüpdatet worden zodat de bedrijfsvoering soepel verloopt.
Maar wat als het onverhoopt toch mis gaat? Stel je voor; we zijn nog steeds op bezoek bij de mensen van de verpakkingsfabriek.
Uit het niets valt één van de belangrijkste machines stil. Tijd is geld, dus dit probleem dient zo snel mogelijk opgelost te worden. Het probleem wordt geanalyseerd; de monteur raadpleegt actuele- en historische data om te zien waar het mis gaat. Hij schakelt met een team collega’s, zodat ze samen een oplossing kunnen ontwikkelen.
Om snel tot een oplossing te komen is het belangrijk dat het team onafhankelijk van locatie, tijdstip of device kan samenwerken. De oplossing dient vervolgens geïmplementeerd te worden en alle betrokkenen moeten van begin tot eind geïnformeerd worden. Die machine moet namelijk weer gaan draaien met de nieuwste instellingen!
De applicaties
Binnen de applicatielaag vinden we de benodigde applicaties om het communiceren en samenwerken mogelijk te maken. Ook worden de relaties tussen de applicaties en de eerder benoemde bedrijfslaag hier duidelijk.
Als je het voorbeeld neemt van de uitgevallen machine, kun je je voorstellen dat er legio applicaties gebruikt worden. Wanneer een monteur een specialist moet raadplegen, dient die wel weten dat hij of zij hier bijvoorbeeld Microsoft Teams voor kan gebruiken. Die lagen moeten dus wel op elkaar aan sluiten.
De techniek
Ervoor zorgen dat de benodigde applicaties op een veilige manier beschikbaar worden gesteld wordt geregeld in de technologielaag. Omdat je niet wilt dat binnen een organisatie onveilig wordt gecommuniceerd, is het nodig dat een technologielaag bijvoorbeeld zorgt voor security van de data.
Zaken als single sign-on, multi-factor authentication en de infrastructuur worden geregeld in deze laag van onze 'moderne werkplek'.
Verschillende expertises samenbrengen
De noodzaak van een 'moderne werkplek' ligt vaak in de mobiliteit en flexibiliteit die het arbeids- en productieproces de laatste jaren steeds sterker domineert door allerlei technologische innovaties.
De 'moderne werkplek' is niet meer zozeer een fysieke werkplek maar eigenlijk: je device.
Van de kabellegger die ergens in de straat staat en via een HoloLens zijn technische documenten wil bekijken, tot de accountmanager die onderweg naar een klant op zijn iPhone toegang wil hebben tot alle informatie.
Hoe zorgen wij er dan voor dat iemands telefoon altijd – en veilig – toegang heeft tot het bedrijfsnetwerk?
Wanneer Valid wordt ingeschakeld om een 'moderne werkplek' in te richten, dan richt ik mij als Solution Architect met name op de bedrijfs- en applicatielaag van een organisatie. De Infrastructuur Architect zit meer op de Technologielaag, maar zonder een goede samenwerking komen we er niet.
Uiteindelijk “ontmoeten” we elkaar en werken wij samen in de Applicatielaag.
U vraagt, wij draaien?
De werkprocessen en ook de technische processen die komen kijken bij een 'moderne werkplek' zijn vrij complex en er zijn veel disciplines bij betrokken – zowel bij de klant als bij ons. Er moet dus een flinke vertaalslag worden gemaakt.
Klanten richten zich graag op hun core business. Wij doen dat ook graag. Dat betekent dat klanten van ons mogen verwachten dat onze kennis van de mogelijkheden van nieuwe technologie up-to-date is. Bijvoorbeeld wanneer de kantoorautomatisering van een organisatie verplaatst moet worden naar de cloud. Het samenbrengen van de business kennis van de klant en de technische know-how die wij in huis hebben levert het beste resultaat. En daar zet ik me dan ook graag voor in, iedere dag weer!
Dat betekent dus niet u vraagt, wij draaien. Dat betekent: u vraagt en we kijken samen naar de optimale oplossing.
Eens ervaren hoe een moderne werkplek voelt? Samen met Microsoft bieden we een (kosteloos) dagdeel aan waarin je hands-on ervaring opdoet met de mogelijkheden van de nieuwste technologie. Hier vind je meer over deze Customer Immersion Experience.
