Gemiddeld komt de projectmanagement gemeenschap van Valid eens per kwartaal bijeen.
Tijdens deze ‘Competence Center avonden’ verdiepen we ons in één of twee onderwerpen om zo van elkaar te leren. Maar misschien belangrijker nog: deze avonden hebben ook een sterk sociaal karakter zodat we verbonden met elkaar blijven. We zitten tenslotte bij de klant op locatie en zien elkaar zelden. In 2020 heeft het c-virus roet in het eten gegooid. Fysiek bij elkaar komen zat er niet in. En al helemaal niet met een groep groter dan 30 personen.
Met collega Herman Lokkers heb ik de handschoen opgepakt om toch een meeting te organiseren. Het werd een indrukwekkende sessie met als onderwerp “Wat kunnen we – als professional maar ook als mens - leren van de covid-19 situatie?”.
Als huiswerk vroegen we onze collega’s om een plaatje in te dienen en gaven we ze vijf ankerpunten die iedereen kon gebruiken om een mooi, pakkend, maar ook beknopt verhaal te vertellen:
- Zijn er wel (grote) verschillen pré- en post-corona?
- Welke uitdagingen zien en voelen we?
- Remote werken: hoe blijven we in controle?
- Hoe kunnen we onze effectiviteit op peil houden?
- Welke kansen hebben we ontdekt?
Na 21 plaatjes en de bijbehorende verhalen hebben we de volgende “take-aways” uit de sessie gehaald…
1. Grote verschillen tussen voor/na?
- Dit is een heel persoonlijk punt. Wat de één vreselijk vindt (het gemis van interpersoonlijk contact) is voor de ander een zegen (geen afleiding en stoorzenders naast je werkplek).
- De sociale aspecten van het kantoor worden in het algemeen zeker gemist: de dynamiek en de non-verbale signalen, de achtergrondgeluiden en de “small-talk” bij het koffieapparaat.
2. Uitdagingen?
- Beleid op de Covid-situatie is niet te maken, maar wel op thuiswerken.
- Thuiswerken is voor iedereen anders. Dat maakt het voor Valid (en andere bedrijven) lastig om een beleid op te stellen.
- De werk-privé verhouding staat onder druk. Er is onvoldoende tijd cq afstand om echt af te schakelen. En ook minder fysieke beweging tussen meetings door.
- De locatie en inrichting van de thuiswerkplek is heel divers. Helaas is de zomer erg warm voor degenen die op zolder werken. Hopelijk mag de zomer lang duren voor degenen die in de tuin zitten.
- Thuiswerken met kinderen inclusief (het begeleiden van) het thuisonderwijs.
- Het loslaten en vertrouwen van je teamleden. Wat doen ze nu echt overdag? Maken ze echt die voortgang of doen ze maar wat?
- Hoe krijg je een band met nieuwe teamleden en stakeholders?
- Leg de lat niet te hoog. “Goed” is “Goed genoeg”.
- Agile draait om groepsdynamiek en dicht bij elkaar zitten. Dit kan wel virtueel maar komt toch wel gekunsteld over en nuances in de (non-verbaal) communicatie raken verloren.
- Komt het ooit nog goed? Dit levert toch veel onzekerheid en onrust. Helemaal wanneer je in zo een situatie geconfronteerd wordt met gezondheidsproblemen van naasten.
3. In controle?
- Controle houden op lopende projecten is over het algemeen makkelijker. Je weet wie je aan boord hebt.
- Frequentie van meetings en andere vormen van overleg wordt opgevoerd om zo te blijven verifiëren of alles duidelijk is en de verwachting hetzelfde is.
4. Effectiviteit op peil houden?
- Ja Agile op afstand kan, dankzij digitale versies van KanBan, scrum boards e.d.
- Deel je dag in alsof het een normale werkdag is. Idem voor de inrichting van je projecten. Maar dan virtueel en niet face-to-face.
- Zodra het weer kan: toch 1 of 2 dagen op kantoor om met je project of klantteam bij elkaar te zitten.
5. Kansen ontdekt?
- Minder reistijd en toegenomen flexibiliteit geven meer tijd om te sporten, ontspannen, klussen, quality time thuis, etc.
- Het personaliseren van je scherm achtergrond (o.a. persoonlijke/vakantie foto’s) werkt vaak als opening bij (klant)gesprekken.
- Microsoft heeft een oplossing voor het WhiteBoard. Dit vereist een touch screen op je laptop om te kunnen tekenen en wellicht ook dubbele monitoren op je thuiswerkplek. Met andere woorden: heb je als project lid andere tooling nodig voor werken op afstand?
- Naast sessies als deze kunnen we elkaar wel helpen en blijven opzoeken (telefoon, Teams, WhatsApp, …) om te luisteren en te adviseren.
Twee conclusies uit deze competence center discussie:
- Valid projectmanagers hebben de perfecte mix aan kennis, ervaring en empathie om organisaties te helpen met het inrichten van thuiswerken.
- Deze discussie smaakt naar meer kennisdeling en verdieping van hetgeen binnen anderhalf uur is verkend. We gaan zeker kijken of we een nieuwe sessie kunnen plannen in de 2e helft van het jaar.
Dank aan alle collega’s voor het delen van hun ervaringen van de afgelopen maanden, de tips en ook de soms zeer persoonlijke verhalen. Wordt vervolgd!
Wil je ondertussen vragen stellen aan onze projectmanagement gemeenschap? Laat van je horen!
Loopt jouw project vast? Start er een project waar je goede kennis en ervaring kan gebruiken?
Ik heb een projectmanager nodig