Zoals Steven van Belleghem onlangs verkondigde – en met hem andere "digitale thought leaders" – heeft de corona-crisis, ondanks alle negatieve gevolgen, een ongekende versnelling gebracht aan de digitale transformatie van vele organisaties. Zo ook bij Valid. Ik heb ontwikkelingen gezien rondom teamwork die ik de moeite waard vind om te delen. Hopelijk kan je mij tips geven en wakkert dit artikel interessante vervolggesprekken aan.
Goede genade! Het wordt menens…
Medio maart hield ons Managed Service Management Team een tweedaagse strategieworkshop die ik mocht faciliteren. In een grote ruimte was het eenvoudig om ons aan de 1,5 meter afstand regel te houden. Vrijdag avond dineren in een restaurant in Maastricht en de zaterdag de workshop afronden. We wisten niet dat de dag erna, op zondag 15 maart 2020, het gewone leven in Nederland drastisch zou veranderen. Einde face-to-face meetings, horeca dicht...
Het Management Team van Valid nam de richtlijnen van de overheid over en iedereen bleef de weken daarna thuiswerken. Tot medio juni, toen we onze kantoren officieel heropenden.
In maart werd duidelijk dat dit niet "zomaar als een wonder zou verdwijnen". We moesten ons organiseren en onze collega's helpen zich aan te passen. Thuiswerken, zowel individueel als in teamverband, werd fact of life. Valid heeft een crisis taskforce opgericht en we zijn begonnen met een analyse van de risico's die in het verschiet lagen (en nog steeds liggen).
We rechten ons rug en organiseren onszelf
De eerste paar weken waren zwaar voor menig collega. Als IT-dienstverlener schoten we onze klanten te hulp om hun IT-infrastructuur aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. De meeste bedrijven zijn ingericht op 10%-20% thuiswerkers. Opschalen naar 100% in een paar dagen was hard werk. Onze Servicedesk werd overspoeld en onze IT-consultants maakten overuren.
De last was natuurlijk extra zwaar voor wie schoolgaande kinderen heeft en/of zorg draagt voor familieleden. Gelukkig zaten onze klanten en Valid in hetzelfde schuitje en met dezelfde instelling: veiligheid en gezondheid voorop, de bedrijfsvoering volgt. En zo gebeurde het ook. Elke Valid-collega wist een nieuw evenwicht te vinden.
Omdat ons personeel en onze klanten over het hele land verspreid zijn, waren we al gewend om elkaar virtueel te ontmoeten. Gelukkig voor Valid zelf bevindt onze Office-infrastructuur zich in de Microsoft-cloud. Wij werden snel zware gebruikers van Microsoft Teams. Dat werd het platform voor bijna alle vergaderingen die eerder persoonlijk werden gehouden. Hoe klein of groot ook.
Dis en Eric, onze co-CEO's besloten om updates te houden met het hele bedrijf via Live Events. We hebben deze sessies twee keer in de week gepland op verschillende tijdstippen om zoveel mogelijk collega’s te bereiken. We zagen en hoorden onze directeuren hun dank uitspreken aan onze medewerkers, uitleggen hoe en wat het bedrijf doet, hun vragen beantwoorden... dat droeg bij het versterken van het gevoel deel uit te maken van de Valid-gemeenschap.
Huddles, koffie corner… Duurzame ontwikkelingen
Het gevoel evolueerden van "crisis" naar "zorg voor de toekomst" en dan naar "voorzichtig vertrouwen in de weg vooruit". Gaandeweg vonden we nieuwe manieren om ons aan te passen en met elkaar in contact te blijven. Zoals eerder vermeld werd elke vergadering verplaatst naar Teams. Dit gebeurde ook voor grote bijeenkomsten zoals onze zogenaamde "After-lunch summit" (een halfuur durende kennisuitwisseling sessie) en onze formele driemaandelijkse Business Unit of zelfs een halfjaarlijkse all-hands vergadering. Voorheen hadden we nooit zo'n grote opkomst op deze evenementen. Het gezellig samen eten na dergelijke bijeenkomsten werd vervangen door een bon voor een afhaalmaaltijd.
We hebben ook geëxperimenteerd met sociale online bijeenkomsten. Van meer formele dagelijkse huddles, tot een wekelijkse half uurtje koffiecornerchats en vrijdagmiddagborrels.
Een van de dingen die we beslist adopteren, wat er ook gebeurt in de toekomst, is de live maandelijkse CEO-update. In plaats van een schriftelijke update te sturen, houden onze directie voortaan een maandelijkse interactieve videosessie met ons allemaal. Het direct, interactief en persoonlijk communiceren past bij onze cultuur, en dat versterkt het teamgevoel.
De manier waarop we met onze klanten en partners omgaan is natuurlijk ook veranderd. Workshops zoals het "Dashboard in a Day", een introductie op Power BI, werd snel onder handen genomen en online gehouden. In plaats van een twintigtal mensen op ons kantoor te ontvangen, is de online opkomst meer dan verdubbeld.
Zelfs de opvolging met de deelnemers aan onze Nationale Benchmark Data-Innovatie werden via Teams gevoerd. Onlangs heb ik geholpen bij het plannen en faciliteren van een innovatiesessie met een van onze Managed Services-klanten. We behandelden drie onderwerpen in anderhalf uur, een hele prestatie. "Deze bijeenkomst voldeed aan al mijn verwachtingen" was een van de opmerkingen die we kregen.
Je merkt wel dan meer dan ooit het gebruik van strikte vergaderregels van essentieel belang is:
- Stick to the basics. Stel duidelijke doelstellingen, stuur een pre-read, gebruik een agenda, stel de regels voor de vergadering vast, neem pauzes en schets de vervolg stappen.
- Gebruik een ijsbreker. Zoek naar hulpmiddelen om interpersoonlijke relaties te versterken wanneer mensen zich geïsoleerd voelen.
- Wijs een facilitator aan. Wijs één persoon toe om het gesprek te begeleiden, laat andere deelnemers zich concentreren op de inhoud.
- Minimaliseer de lengte van presentaties. Bijeenkomsten moeten discussies zijn. Achtergrondinformatie moet vooraf worden verstrekt.
- Betrek individuen. Laat iedereen meedoen zonder over elkaar heen te praten. Roep regelmatig mensen op om te spreken, ga virtueel "rond de tafel" vooraleer een beslissing wordt genomen.
- Pak moeilijke problemen aan. Het lijkt misschien vanzelfsprekend om te wachten met het bespreken van lastige kwesties totdat iedereen persoonlijk aanwezig is, maar dat is misschien geen optie. Ga controversiële onderwerpen niet uit de weg.
- Oefen. Na afloop de bijeenkomst evalueren. Wat ging er goed, wat niet? Hoe kunt u uw (virtuele) vergaderingen zo productief mogelijk laten verlopen?
Nieuwe regels voor online vergaderingen worden belangrijk:
- Test de technologie. Niets doodt het momentum aan het begin van een vergadering als een vertraging van 5 minuten of langer.
- Gebruik video. Om mensen het gevoel te geven dat ze allemaal op dezelfde vergadering zijn. En meetings zijn effectiever wanneer mensen elkaars gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal zien.
- Verzamel feedback. Het verwerken van input tijdens een virtuele vergadering is een uitdaging omdat visuele aanwijzingen moeilijk te lezen zijn. Gebruik de chat- cq Q&A -functie een enquêtetool om in realtime feedback van deelnemers over specifieke onderwerpen te verzamelen. Onze voorkeursoptie voor polls: Mentimeter (Menti.com).
Zie dit Harvard Business Review artikel voor meer over dit onderwerp.
Alles koek en ei? Zeker niet!
Dus veel is positief en “virtueel samenwerken” wordt voorgoed geadopteerd. Maar: niet alles gaat digitaal beter of makkelijk.
Tijdens de eerder genoemde innovatiebijeenkomst hebben we ook het commentaar gehoord: "voor zo'n bijeenkomst is het veel effectiever om samen te zijn". Hoe goed de technologie ook is, als er 10 of meer mensen in de vergadering zijn, is het veel moeilijker om alle niet-verbale signalen te zien.
Ik vraag we serieus af of de tweedaagse strategie sessie die we medio maart hielden zo effectief via Teams te houden valt. Wellicht is dat een kwestie van praktijk en aanpassingsvermogen.
Een van de belangrijkste klachten die telewerkers hebben is het ontbreken van sociale, informele en ongeplande gesprekken met hun collega's. Werken op afstand verhoogt drempels en kost meer energie. Ik weet niet hoe het met je zit, maar omdat ik minder uurtjes woon-werkverkeer heb, besteed ik ook meer uren aan mijn werk. Daardoor is er ook meer tijd voor sporten of lunchen met mijn vrouw. Aan het eind van een dag vol met online vergaderingen voel ik me vaak vermoeider dan na een lange dag op kantoor. Goed voor de productiviteit op de korte termijn, maar op de langere termijn moet ik op zoek naar nieuwe manieren om te kunnen omgaan met het werk.
Dat is mijn ervaring tot nu toe. Ik ben benieuwd naar de jouwe!
