Data-gedreven met Self-service Business Intelligence

Self-service Business Intelligence (ofwel Self-service BI) is een van de buzz-words van de moderne tijd. Bedrijven worden data-gedreven en de kenniswerker moet zijn eigen business intelligence analist worden. Voorbij zijn de tijden dat we voor rapportages afhankelijk waren van de IT-afdeling, matrixprinters die eindeloos kettingformulieren met getallen uitspuugden en analisten die daar met markeerstiften de trends in markeerden. Met de komst van low-code rapportage en visualisatie tooling als Power BI en Qlik ligt het maken van visueel gelikte rapportages steeds meer binnen het bereik van eindgebruikers. Self-service BI is een van de termen waarmee deze beweging wordt aangeduid.

Klinkt goed, als gebruiker weet je waarschijnlijk zelf het beste aan welke informatie je bij je werk behoefte aan hebt, en als je het zelf kunt maken ben je niet van anderen en ellenlange procedures afhankelijk om dat ook voor elkaar te boksen. Aan de andere kant van het spectrum horen we de IT-afdeling al mopperen: "Al die rapporten en dashboards, daar kan alleen maar chaos van komen, tien verschillende weergaven van de werkelijkheid. Hoe kunnen we nu nog weten wat onze werkelijke verkoopcijfers zijn als die in tien dashboards verschillend worden weergegeven?"

Self-service BI behoeft structuur

Self-service BI is dus een mooi perspectief, maar wel een dat enige structuur behoeft om binnen een organisatie van waarde te kunnen zijn. Daarover wil ik in het vervolg van dit verhaal een aanzet geven. De structurering die ik voorstel is niet nieuw en ook niet exclusief aan mijn brein ontsproten. Het idee voor deze organisatie van Self-service BI heb ik opgedaan bij een lezing tijdens een Power BI conferentie en heb ik daarna in verschillende consultancy opdrachten bij klanten van Valid in de praktijk mogen uitvoeren.

De basis van Self-service Business Intelligence is om mensen binnen een organisatie zoveel mogelijk vrijheid te geven om hun eigen rapportages en dashboards te maken en te delen met hun direct betrokken collega’s. Terwijl je tegelijkertijd bewaakt dat de KPI’s van het bedrijf helder en centraal gedeeld zijn. Dit hebben we bij verschillende klanten opgelost door drie gradaties van Self-service BI te definiëren:

1. Brons: deze omgeving is vrij beschikbaar voor gebruikers om hun eigen rapportages te publiceren en te delen met hun eigen publiek. De verantwoordelijkheid voor de rapportage en de cijfers daarin is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van het rapport. De BI organisatie biedt geen beheer op deze omgeving buiten het faciliteren en in de lucht houden van de omgeving.
2. Zilver: in deze omgeving worden de datamodellen beschikbaar gesteld door de BI organisatie zodat de data en cijfers vastgesteld en gecontroleerd zijn. De gebruikers binnen de organisatie kunnen deze datamodellen gebruiken om voor zichzelf en hun collega’s rapporten en dashboards mee te bouwen. De BI-organisatie levert hierbij de data en de omgeving, de rapport eigenaren zijn verantwoordelijk voor de rapportages en de verspreiding daarvan.
3. Goud: in de goud omgeving worden zowel de data als de rapportages door de BI organisatie gebouwd, onderhouden en verspreid. Dit zijn dan typisch de rapportages die van belang zijn voor de hele organisaties of rapportages die met externe partijen moeten worden gedeeld en waarvan de inhoud niet ter discussie mag staan.

Door je BI-omgeving zo in te delen bied je enerzijds maximale vrijheid aan gebruikers binnen je organisatie om met eigen rapportages en dashboards aan de slag te gaan en anderzijds behoud je controle op cruciale rapporten en KPI’s.

Cruciaal voor het succes

Met slechts het inrichten en aanbieden van een Self-service BI-omgeving ben je er natuurlijk nog niet. Cruciaal voor het succes van deze aanpak zijn communicatie, afspraken, standaarden, ondersteuning en vertrouwen:

• Vertrouwen in je collega’s zodat niet de angst voor “Een wildgroei van dashboards” de houding van de organisatie tegenover Self-service BI gaat bepalen.
• Communicatie, zodat de organisatie meegenomen wordt in het implementeren en faciliteren van Self-service BI. En communicatie over de reikwijdte en waarde van cijfers in de verschillende rapporten en dashboards
• Afspraken over welke rapportages in welke omgeving geplaatst mogen worden. Afspraken over wie er verantwoordelijk is voor een rapport. Afspraken over de distributie van rapportages en wat er moet gebeuren als een rapport buiten directe collega’s gedeeld wordt.
• Standaarden, bijvoorbeeld met betrekking tot lay-out van de verschillende rapporten, standaard informatie over het rapport, standaarden in technologie.
• Ondersteuning, de BI-organisatie moetSelf-service BI actief ondersteunen, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van de omgeving, datamodellen en templates. Maar ook door middel van advies en workshops, zodat de gebruikers binnen de organisatie hiermee aan de slag kunnen.

Dit alles staat natuurlijk los van de technische implementatie van zo’n omgeving. Bij Valid richten we ons vooral op implementatie in een Microsoft Power BI omgeving, maar dezelfde principes gaan natuurlijk ook op voor Qlik- of Tableau omgeving.

Onderweg naar een data-gedreven organisatie

Binnen verschillende organisaties waar ik samen met de organisatie dit model heb mogen implementeren, is de ervaring dat het inrichten van een omgeving analisten binnen verschillende delen van de organisatie een platform biedt om hun BI-dashboards te delen. Als je dit actief promoot ontstaat er ook binnen de rest van de organisatie vaak vraag naar (aangepaste versies van) deze dashboards zodat deze opgepakt, geprofessionaliseerd en binnen de hele organisatie gedeeld kunnen worden. De angst voor wildgroei blijkt vaak ongegrond en Self-service Business Intelligence kan een goede bijdrage leveren aan het meer data-gedreven worden van een organisatie.

Natuurlijk valt er veel meer te vertellen over Self-service BI dan in een korte blog mogelijk is. We bieden verschillende mogelijkheden om organisaties, dus ook die van jou, wegwijs te maken in de wondere wereld van Power BI en daarmee de wereld van Self-service BI. Zo hebben we een ‘in drie stappen naar Power BI” aanpak ontwikkeld en organiseren we regelmatig Power BI workshops. Graag ga ik, of een van mijn collega’s, met jou in gesprek over de mogelijkheden van self-service BI in jouw organisatie. Stuur me een bericht, of laat een comment achter onder deze blog.