Aangezien Microsoft Office 365 een dienst is (SaaS: Software as a Service), wordt wel eens gedacht dat de implementatie ervan een kwestie is van het kopen van een aantal licenties en verder wat out-of-the-box customizing.
In theorie zou dat inderdaad kunnen kloppen, maar in de praktijk blijkt dat niets minder waar is. Medewerkers die niet weten hoe ze Office 365 moeten gebruiken, zien de meerwaarde niet en ervaren de applicatie soms eerder als een last dan als een ondersteuning in hun werkzaamheden.
Hier komt User Adoption (gebruikersadoptie) om de hoek kijken. Hoe zorg je ervoor dat gebruikers een nieuw systeem, nieuwe applicatie of platform omarmen en er met plezier mee gaan werken?
Bij User Adoption vraagstukken is het van belang om niet vanuit de techniek, maar vanuit de ideeën en wensen van de eindgebruiker te denken.
Bij Valid nemen we User Adoption dan ook heel serieus en zien we het als een essentieel onderdeel van een Office 365 implementatie.
Business Productivity
Bij een van onze klanten, een dienstverlener met duizenden medewerkers verspreid over een groot aantal vestigingen in het land, zocht men naar een nieuw samenwerkingsplatform dat voldeed aan de eisen van de huidige business productivity standaarden (onder andere “any device, anywhere, anytime”, op afstand met collega’s en andere partijen samen kunnen werken en uiteraard security). Als platform hiervoor koos men Office 365.
Al snel bleek dat het werken in de cloud voor veel medewerkers toch wel een enorme stap is. Je ziet dit wel vaker trouwens. Men is gewend om alles lokaal vanaf de laptop te doen, en dat geeft toch vaak een ‘veilig’ en vertrouwd gevoel. Ook staat niet iedereen te springen bij het idee om altijd en overal maar beschikbaar/bereikbaar te zijn.
Kortom, om de implementatie van Office 365 goed in de organisatie te laten landen, bleek User Adoption van groot belang.
User Adoption richt zich niet alleen op het geven van trainingen om de gebruikers bekend te maken met het nieuwe platform, maar zeker ook op de communicatie daaromheen. En dan niet alleen communicatie in de zin van ‘dit is de go-live datum van ons nieuwe platform’, maar ook communicatie die antwoord geeft op vragen als:
Wat is de visie achter de nieuwe functionaliteiten; wat is er mis met onze oude manier van werken?
Waarin zit de meerwaarde voor de individuele medewerker; wat is de ‘what’s in it for me’?
Waar kan ik terecht voor meer informatie?
Om deze vragen te kunnen beantwoorden is het van belang om zowel eindgebruikers als beleidsmakers en managers al vanaf het begin van het traject te betrekken zodat iedereen zijn input kan geven. Samen met alle stakeholders die betrokken zijn bij de transitie, gaan we aan slag om de inrichting van Office 365 binnen de organisatie zo concreet mogelijk vorm te geven. Zelfs nadat het platform c.q. de applicatie in gebruik is genomen blijft User Adoption belangrijk. Zo moeten nieuwe medewerkers altijd over de juiste (trainings)materialen kunnen beschikken om een vliegende start te kunnen maken. Ook zullen medewerkers moeten worden getraind in nieuwe functionaliteiten/updates van de applicaties.
Tijdens het hele project maken we gebruik van de Valid User Adoption Toolkit. Hierin onderscheiden we 3 fasen.
Envisioning: in deze fase stellen wij het team samen om de stakeholders goed te vertegenwoordigen, worden de business scenario’s gekozen en definiëren we gezamenlijk de succes criteria.
Onboarding: tijdens de onboarding creëren wij plannen om eindgebruikers optimaal te ondersteunen en activeren, onder andere via communicatie en training - en deze plannen worden uitgevoerd.
Driving Value: tijdens deze fase monitoren wij de User Adoption en plannen wij extra activiteiten om de adoptie te verhogen en op peil te houden.
CIE-sessies
Als gecertificeerd Microsoft partner werken wij bij Valid met zogenoemde CIE-sessies (Customer Immersion Experience). Dit zijn interactieve sessies waarin de stakeholders in een demo-omgeving alle (nieuwe) functionaliteiten zelf kunnen ervaren. Meestal wordt een CIE-sessie gebruikt om inspiratie op te doen tijdens de Envision fase, maar ook na een succesvolle implementatie kan zo’n sessie zinvol zijn om nieuwe Office 365 functionaliteiten te demonstreren.
Ik vind het zelf heel leuk om klanten te helpen met User Adoption vraagstukken. En niet alleen vanwege de blije eindgebruikers die efficiënter kunnen werken. Ook de directe feedback van medewerkers bij klanten, is voor mij een enorm boeiende leerschool voor toekomstige projecten.
Wil je meer weten over onze aanpak en de User Adoption Toolkit, neem dan contact met ons op.